Sadržaj
Uspješni recepcioneri su u mogućnosti nositi se s mnogim zadacima, a svojim gostima, posjetiteljima i potencijalnim zaposlenicima ostaviti pozitivan prvi dojam. Bilo da se radi o maloj tvrtki ili multinacionalnoj korporaciji, odgovarajuće organizacijske sposobnosti mogu biti ključ održavanja dobrog prijema. Dobre organizacijske ideje pojednostavljuju rutinske zadatke i poboljšavaju gostoprimstvo.
Kratki referentni vodič
Stvorite brze referentne vodiče za rutinske informacije kao što su često korišteni telefoni, brojevi ureda i proširenja. Ove vodiče odvojite u laminirane mape za jednostavno rukovanje i brzu referencu. Držite ih u organiziranim datotekama dok ih ne koristite. Razmislite o spremanju dodatnih kopija za pružanje, ako se to zatraži. Vodiči će vas učiniti učinkovitijim i pomoći ubrzati rutinske zadatke kao što su prijenos poziva.
Glavne obveze
Napravite popis planiranih posjeta za taj dan, organizirane prema rasporedu. Stavite ime osobe i koju obavijestite o dolasku. To će vam omogućiti da prilagodite izraze dobrodošlice posjetiteljima. Na primjer, kada gost dođe, možete reći: "Dobrodošao gospodine Smith, gospođa Souza se raduje sastanku." Ovaj tip prijema čini da se gost osjeća dobrodošlim i može pomoći u poboljšanju rezultata sastanka. Osobna dobrodošlica posebno je korisna za intervjue za posao. Ako se potencijalni zaposlenik osjeća dobrodošlim, on ili ona će biti opušteniji za vaš intervju, s povoljnijom šansom za rad u tvrtki.
Planiranje intervala
Pobrinite se da imate potporu da je pokrijete u intervalima ili u dane kada ste bolesni. Napravite bilješke koje pokrivaju osnovne dužnosti i funkcije koje se mogu prenijeti na svakoga tko vas zamjenjuje. Možete stvoriti rotacijski sustav za privremene zamjene između različitih odjela vaše tvrtke. To će vam dati više kontakta s različitim dijelovima tvrtke, što će vam olakšati rješavanje problema u budućnosti.
spomenar okviri
Napravite oglasnu ploču za tvrtku, naglašavajući pozitivne vijesti i aktivnosti tvrtke. Ažurirajte ih kada imate slobodno vrijeme, stavite ih u prostor za čekanje kako bi posjetitelji mogli pogledati. To će biti konstruktivan način da posjetitelji prođu vrijeme dok čekaju svoje sastanke, kao i da im pomognu da se upoznaju s tvrtkom. Držeći goste zauzetima, možete se usredotočiti na druge zadatke i telefonske pozive, što povećava vašu učinkovitost.
osvježenje
Osvježenje držite na dohvat ruke. Ugradite mali hladnjak kako bi hladna pića držala ispod stola ili u čekaonici. U blizini se nalazi pojedinačna kantina, šećer i sladilo. Stavite pladanj za posluživanje pečenih proizvoda na recepciju ili u zdjelu slatkiša. Nakon osvježenja u blizini, moći ćete dočekati goste tvrtke bez napuštanja recepcije.
