Sadržaj
Recepcionari su obično prvi ljudi koje vidite prilikom ulaska u ured, što ih čini važnim predstavljanjem tvrtki u kojima rade i ostalih profesionalaca u uredu. Poštivanje poslovnog ponašanja važan je dio posla recepcionara, ali brojne promjene i mišljenja koja čine lijepo ponašanje recepcionaru ili nadzorniku otežavaju utvrđivanje odgovarajućeg ponašanja.
Značaj
Teško je precijeniti važnost recepcionara kao osobe koja ostavlja prvi dojam pozivatelju i posjetiteljima. Recepcionar lošeg ponašanja daje negativan ton prije sastanka i ne ulijeva povjerenje potencijalnim kupcima. S druge strane, recepcionar koji poštuje bonton poslovnog okruženja daje snažan osjećaj profesionalnosti i učinkovitosti. To ne samo da poboljšava imidž tvrtke prema stranama, već također pomaže ostalim zaposlenicima da se osjećaju kao da je njihov ured profesionalno mjesto za rad.
Vrste
Recepcionari svoje poslodavce predstavljaju na razne načine. Odgovaranje na telefonske pozive i pozdravljanje posjetitelja dva su najčešća zadatka recepcionara, a obojici je potreban pravilan bonton. Pravila tvrtke mogu zahtijevati od recepcionara da koriste unaprijed određenu skriptu na telefonu prilikom primanja poziva i prilikom kontaktiranja različitih vrsta kupaca. U drugim slučajevima, recepcionari smiju koristiti vlastitu diskreciju u postupanju sa svakom interakcijom s kupcem drugačije, ali uz odgovarajuću razinu formalnosti i profesionalnosti. Pojedinci koji rade u uredu ponekad recepcionaru prenose dodatna pravila, kao što su kada i kako ih recepcionar može kontaktirati.
Trening
Iako se u nekim uredima od recepcionara traži da imaju srednjoškolsku ili fakultetsku diplomu, veći dio obuke recepcionara o bontonu odvija se na poslu. Recepcionari mogu početi raditi u uredu na položaju koji ne zahtijeva interakciju, bilo kao posao unosa podataka ili kao uredski pomoćnik. Pozornost na politike tvrtke i ponašanje ponašanja recepcionara može kvalificirati nove zaposlenike za prvo recepcionersko mjesto, što će stvoriti iskustvo koje može biti korisno u potrazi za drugim recepcionarima.
Razmatranja
Svaka industrija i ured imaju svoja pravila ponašanja recepcionara. Neki uredi zahtijevaju službenu odjeću i način govora. Drugi nameću ležerniji oblik bontona kako bi se kupci osjećali opušteno i dobrodošlo. Komunikacija između nove recepcionarke i njezinih nadzornika ključna je kako bi svi znali što se očekuje. Kao recepcionar, ako niste sigurni u etiketu za određenu situaciju, pristojno se ispričajte i pitajte višeg nadzornika ili recepcionara kako biste trebali odgovoriti.
Savjeti
Iako je svaki ured različit, recepcionari i dalje mogu imati koristi od istih savjeta. Biti multitasking osoba bitno je za dobre performanse, ali kad netko uđe u ured, važno mu je posvetiti punu pažnju. To znači stavljanje poziva na čekanje ili njihovo brzo dovršavanje, odlaganje papira i izravan kontakt očima. Radni prostor recepcionara mora biti neuredan da bi izgledao profesionalnije, a također i radi lakšeg izvršavanja jednostavnih zadataka poput pronalaženja informacija i nuđenja nekome olovke da ispuni obrazac. Konačno, kad nekoga vodi u ured, recepcionar mora uvijek voditi vodstvo kako bi gosta uvjerio da je njegovo prisustvo dopušteno i kako bi ga spasio od neugode jer ne zna kamo ići.
