Sadržaj

• odluke
• Stavke akcije
• Zakonski zahtjevi
• Definiranje tajnika
• stilovi

Sastanci s dobro dokumentiranim zapisnicima učinkovitiji su i učinkovitiji nego bez takvih zapisa. Prate se odluke i navode se akcijske stavke i tko je za njih odgovoran. Opisani su bitni elementi rasprave tako da ljudi koji nisu prisustvovali sastanku mogu lako saznati što se dogodilo bez gubljenja vremena na nove susrete. Stvaranjem minuta, dodajete dobre stvari svojoj reputaciji za sjajne sastanke.

Upućivanje minuta sastanaka čini ih učinkovitijima (Ink olovka i slika organizatora tvrtke Kehrmann iz Fotolia.com)

odluke

Svaka osoba na sastanku imat će svoju perspektivu o tome što se dogodilo i što je odlučeno. Prilikom bilježenja tih odluka i njihovog objavljivanja kao dijela zapisnika, postoji službena verzija odluke ako dođe do neslaganja u budućnosti.

Izrada zapisnika također može povećati jasnoću o onome što je odlučeno. Kako bi se osiguralo da su bilješke točne kada je diskusija nejasna, tajnica može postavljati pitanja poput "Dakle, svi se slažu da će se lansiranje proizvoda dogoditi u srpnju ili kolovozu?" Zbog toga svi sudionici napuštaju sastanak s istim razumijevanjem.

Stavke akcije

Evidencija dogovorenih akcijskih stavki na sastanku posebno je korisna za grupe koje se redovito sastaju. Pregled stavki s prethodnih sastanaka olakšava vam da saznate što još treba učiniti. To članovima tima daje poticaj za obavljanje svojih zadataka prije sastanka.

Zakonski zahtjevi

U nekim slučajevima, kao što su sastanci odbora, zapisnici mogu biti uvjet statuta grupe. Mogu se smatrati pravnim dokumentima u svrhe kao što su porezi i revizije. Te tvrtke obično imaju tajnika koji je odgovoran za zapisnike na svim sastancima.

Definiranje tajnika

Kako su važni točni minuti, svaki sastanak mora imati određenu tajnicu. Izrada punih bilješki i aktivno sudjelovanje na sastanku može biti izazov, pa je često najbolje da voditelj sastanka odabere drugu osobu za bilježenje činjenica. Ovaj zaposlenik treba na jasan i koncizan način zabilježiti odluke, akcijske stavke i raspravu o sastanku. Vrlo veliki tekstovi se ne mogu čitati.

stilovi

Postoje različiti stilovi za pisanje zapisnika o sastancima. Za sastanke vijeća, gdje su te uloge pravni i službeni dokumenti, zakoni mogu diktirati koji će se tipovi informacija prijaviti u tekstovima. Neke vrste zapisnika ne bilježe raspravu koja je rezultirala konačnom odlukom o određenom pitanju.

Međutim, na poslovnim sastancima ili projektnim timovima obično je učinkovitije zabilježiti ključne točke rasprave. Bilježenje tih točaka korisno je za ljude koji nisu mogli biti prisutni ili koji se žele sjetiti o čemu se ranije raspravljalo, tako da se na sljedećem sastanku ne gubi vrijeme.