Sadržaj

• Primajte pozive i e-poštu
• Pozdravite posjetitelje
• porter
• Opći rad

Glavna uloga recepcionara je da djeluje kao vratar ili organizacija ili posao. Specifične funkcije ovise o prirodi tvrtke. Primjerice, recepcionar u klinici može pomoći u obradi obrazaca za zdravstvenu njegu, a salonski recepcionar može pokušati prodati proizvode za kosu. Međutim, postoje neke funkcije koje obavlja univerzalna služba.

Recepcionar djeluje kao vratar za tvrtku. (Hemera Technologies / Photos.com / Getty Images)

Primajte pozive i e-poštu

Recepcionar bi uvijek trebao primati pozive. Složenost ovog zadatka varira od tvrtke do tvrtke - postoje slučajevi kada recepcionar treba rukovati višekanalnim telefonom, dok je u drugim slučajevima glasnoća poziva lakša. Recepcionar mora pristojno odgovoriti na poziv i uputiti poziv na odgovarajući odjel ili po potrebi zabilježiti poruku. Ponekad recepcionar ima pristup adresi e-pošte i treba preusmjeriti poruke e-pošte odgovarajućoj osobi.

Pozdravite posjetitelje

Osoba na recepciji ima funkciju predstavljanja tvrtke na pozitivan način. Slika koju je dizajnirala recepcionarka može ovisiti o prirodi tvrtke. Ako se radi o kozmetičkom salonu, možda je važnije da recepcionar ima veliku frizuru i održi je čistom. Ako je područje moderno, polaznik recepcije možda mora imati raznoliku garderobu. Bez obzira na posao, recepcionar mora biti prijateljski i profesionalno s osobljem i posjetiteljima.

porter

Iako je od vitalne važnosti da recepcionar prođe profesionalnu sliku i ostavi posjetitelje na jednostavnost, recepcionar ponekad mora napraviti pregled posjetitelja. U dobi povišene sigurnosti, recepcionar će možda morati potvrditi tko je posjetitelj, zatražiti njihov identitet ili provjeriti jesu li na popisu gostiju. Neke tvrtke imaju interni komunikacijski sustav koji omogućuje recepcionaru da provjeri posjetitelja prije nego što oni mogu dobiti pristup zgradi.

Opći rad

Dok odgovarate na telefonske pozive i primaju posjetitelje, veći dio dana možete primiti, recepcioneri imaju i neke administrativne odgovornosti koje mogu uključivati ​​pisanje pisama i dopisa, konferencije o raspoređivanju, predmete za pakiranje za slanje pošte, obradu lima i arhiviranje dokumenti. Recepcionar također može pomoći u koordinaciji sastanaka, održavanju određenih područja čistim i organiziranim te naručivanjem uredskog materijala.