Sadržaj
Upravljanje ili rad u poduzeću zahtijeva profesionalnost, organizaciju i komunikaciju. U nekom trenutku, svaka tvrtka bi trebala biti u mogućnosti pisati i proslijediti poslovne i / ili poslovno pismo ispravno. Format i sadržaj dokumenta trebaju odražavati profesionalni poslovni stav. Postoji više od jednog načina za pisanje ove vrste pisma. Dvije od njih se smatraju prihvatljivima za većinu tvrtki.
Osnovna struktura
Poslovna pisma obično se upisuju i ispisuju na listovima zaglavlja. U takvim slučajevima podaci o pošiljatelju (kao što su naziv tvrtke, adresa i kontaktni brojevi) već su na zaglavlju i ne smiju biti uključeni u pismo. Ako se ne koristi zaglavlje, takve informacije treba uključiti. Datum izdavanja pisma izgleda strukturiran na sljedeći način: dan / mjesec / godina.
Ime primatelja pojavljuje se nakon datuma i počinje s osobnim naslovom, kao što je: "Mr." ili "gospođa" i ime. Tada se pojavljuje pozdrav koji koristi isti naslov koji se koristi u podacima o primatelju.
Tijelo teksta dolazi nakon pozdravljanja. Važno je da poslovno pismo bude koncizno, činjenično i profesionalno - iako je također preporučljivo zadržati prijateljski ton.Pismo završava završnom, obično frazom, kao što je: "S poštovanjem" ili "Zahvalni" i potpisom pošiljatelja.
Najčešći stil
Najpopularniji stil poslovnog pisma je blok. Da biste slijedili pravila ovog formata, sav tekst mora biti opravdan na lijevoj strani. Zadana je veličina slova 12, a preporučuje se stil "Times New Roman". Dokument treba imati jednostavan razmak između redaka, ali dvostruko između stavaka ili odjeljaka. To uključuje tijelo odlomaka, podatke o pošiljatelju i primatelju te zatvaranje. Korištenje blok formata je industrijski standard.
Drugi najčešći stil
Izmijenjeni format bloka je drugi najčešće korišteni tip u poslovnom svijetu. Ima strukturu sličnu strukturi bloka, ali s nekoliko razlika. Kao iu blokovnom formatu, modificirani ima jednostavan razmak između redaka i dvostruki između stavaka. Font je "Times New Roman", veličina 12. Osim toga, format teksta je također lijevo (osim datuma i zatvaranja, koji su centrirani). Iako je ovaj stil prihvatljiv za poslovna pisma, daleko je rjeđi od blok formata.
Bonus stil
Treći i posljednji uobičajeni tip poslovnih pisama je polu-blok format. To obično nije prihvatljiv format za poslovna pisma, ali se koristi u nekim rijetkim slučajevima. Ovaj stil je vrlo sličan bloku, jedina razlika je na početku tijela odlomaka. Umjesto da su sve linije opravdane lijevo, prvi redak svakog odlomka je uvučen. To je vrlo uobičajen stil za eseje, ali se ne koristi u pisanju poslovnih pisama. Font "Times New Roman", veličine 12, vrlo je čest u ovom tekstu, iako ga se može zamijeniti fontom "Arial".
