Sadržaj
Tradicionalno arhiviranje papira uglavnom je zamijenjeno ili potpomognuto pohranjivanjem datoteka u baze podataka na računalu. Tradicionalno arhiviranje ima prednosti i nedostatke. Iako su vam papirnate datoteke na dohvat ruke i lako dostupne, one također zauzimaju puno prostora i gubitka papira. Utvrđivanje je li tradicionalni sustav arhiviranja pravi za vas, ovisit će o vašem poslu. Odvjetničke tvrtke i tvrtke koje imaju medicinsku dokumentaciju mogu imati datoteke koje se brzo mijenjaju i rastu, pa je tradicionalno podnošenje papira jedini učinkovit način za praćenje svakodnevnog razvoja.
Lak pristup
Tradicionalnoj organizaciji datoteka lako je pristupiti. Datoteke su fizički na središnjem mjestu. Ako ništa ne možete pronaći, možete uzeti vremena da pregledate svaku datoteku dok ne pronađete točno ono što tražite. Sposobnost pregledavanja, dodirivanja i čitanja datoteka uvijek vam može pomoći da razmislite o tome kako inovirati aspekte svog poslovanja.
Lako za razumjeti
Tradicionalni sustavi arhiviranja obično su jednostavni za razumijevanje. Arhiva se može organizirati na više načina, uključujući abecedno, prema predmetu ili nadležnosti, numerički, prema datumu, mjestu ili po važnosti. Čak i ako u početku ne razumijete sustav arhiviranja koji se koristi, to možete saznati pretraživanjem arhiva i obraćajući pažnju na definiranje čimbenika.
Zastario
S druge strane, tradicionalno je arhiviranje datoteka u mnogim organizacijama zamijenjeno računalom. Više tvrtki skenira i preuzima svoje datoteke na uredska računala. Ovom metodom radnici će moći pronaći datoteke i odmah ih prenijeti pomoću softvera baze podataka za pretraživanje, štedeći vrijeme i povećavajući produktivnost.
Teška zaštita
Tradicionalno arhiviranje datoteka nema odgovarajuću zaštitu. Požari ili druge prirodne katastrofe mogu uništiti datoteke, što može rezultirati gubitkom posla. Izrada sigurnosnih kopija tradicionalnih datoteka zahtijeva vrijeme i potrebno je sate kopiranja, označavanja i ponovnog arhiviranja.
Nedostatak prostora i učinkovitosti
Tradicionalna organizacija datoteka može izmaknuti kontroli. Broj datoteka za organiziranje raste s vašim poslovanjem; može postati glavobolja kada je u pitanju pronalaženje prostora za sve papire. Učinkovito arhiviranje predmeta također može postati izazov.
